Как заверить копию трудовой книжки. В практике каждого сотрудника кадровой службы возникает ситуация, когда работнику организации необходимо выдать заверенную копию документа. Как это правильно сделать? Справка. Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п.

Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения»). Согласно ст. 6. 2 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно- распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6. В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п.

ГОСТ Р 6. 3. 0- 2. Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например: Пример. Формат копии Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки.

Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.< На основании п. ГОСТ Р 6. 3. 0- 2. А4 (2. 10х. 29. 7 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во- первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во- вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала. Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация.

Отметка о копийности. В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи «Копия верна», в ГОСТ Р 6. Верно». С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6. Образец Журнала Утреннего Приёма Детей В Детском Саду. На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.

Однако,ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя; ГОСТ составлен исключительно для организационно- распорядительных документов (приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка – это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов; ГОСТ устарел!

Он был выпущен более 1. В то время не было того понятия «копия», которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан – фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»; нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику.

Сейчас требования ГОСТ известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они не знают про реквизит «Отметка о заверении копии» и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово «копия». А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТ копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени; если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка о заверении копии» должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки.

Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТ скорее всего нецелесообразно. Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности. Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно- распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита «Подпись», после которого должна располагаться отметка о заверении копии. Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу.

Где ставить печать и подпись, что копия верна? Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью Образец заверения копий документов. Здравствуйте. Надпись «копия верна», подпись заверяется печатью организации. Все страницы оригинала пронумерованы и прошиты пружиной. Если папка организована таким образом и заверена печатью, это защищает входящие в. В конце статьи можно загрузить «Прошито и пронумеровано» образцы word. Штамп прошито пронумеровано и скреплено печатью. Главная · Новое · Образцы документов и Методики · Словарь. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.

Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа (п. Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В соответствии с п. Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно. Во- первых, дубликат документа и его копия – это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во- вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии – надпись «Дубликат», и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты.

Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации – ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.

Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии. Подпись заверяющего лица. В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 0. Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек.

Копия верна. Если изготовлена копия с документа, оформленного на листе с оборотом, то. Всего в копии прошито, пронумеровано и скреплено печатью NN. Образец заверения сшитого документа: . Образец оформления общего бланка организации. Перечень документов, на которых ставится печать .

Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. ГОСТ Р 6. 3. 0- 2. Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности. Печать. На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица.

Согласно ГОСТ Р 6. Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы).